„W umowie powinny być uwzględnione wszystkie konieczne należności, podatki i opłaty, jeżeli nie są one zawarte w cenie. Cena może zostać zmieniona jedynie wtedy, gdy w umowie wyraźnie sformułowane zostały okoliczności mogące wpłynąć na jej podwyższenie”. Cezary Wilemajtys z SOIT rozmawia z Grzegorzem Choromańskim i Magdaleną Jeziorską z kancelarii Pałucki Trusiński.
Cezary Wilemajtys: Każda usługa świadczona na terenie Polski lub za granicą, wypełniająca definicję imprezy turystycznej podlega pod szczegółowe zapisy zawarte w Ustawie o usługach turystycznych. Umowy zawierane w zakresie wyjazdów za granicę od dawna podlegają szczegółowym interpretacjom powołanych do tego organów, w ramach kontroli tego zakresu powstał również rejestr klauzul niedozwolonych. Coraz więcej przedsiębiorców realizujących wyjazdy w Polsce zaczyna zdawać sobie sprawę, że muszą stosować się do obowiązującego prawa, co więcej również klienci korporacyjni oczekują profesjonalizacji obsługi w tym zakresie. Od czego powinni zacząć przedsiębiorcy pragnący zgłębić specyfikę umów tego typu?
Pałucki Trusiński: Rzeczywiście umowy o świadczenie usług turystycznych staje się umową coraz bardziej powszechną, dlatego też warto przyjrzeć się wymogom, jakie w zakresie jej formy i treści stawia przed nami obowiązujące ustawodawstwo.
Omawianą materię reguluje przede wszystkim art. 14 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o usługach turystycznych (dalej Ustawa) oraz Dyrektywa Rady z 13 czerwca 1990 roku w sprawie zorganizowania podróży, wakacji i wycieczek (dalej Dyrektywa). Na tle tych dwóch aktów prawnych można stwierdzić, iż polska regulacja jest o wiele bardziej rozbudowana, a zarazem restrykcyjna.
CW: Zacznijmy od początku. Czy umowa na wyjazd firmowy musi być spisana? Co się stanie w przypadku umowy ustnej, jak się zdarza przy stosunkowo niewielkiej wartości niektórych wydarzeń organizowanych przez przedsiębiorcę dla innego przedsiębiorcy?
PT: Ustawa przewiduje przy zawieraniu umów, których przedmiotem jest organizowanie imprez turystycznych, wymóg zachowania formy pisemnej. Dyrektywa również przewiduje formę pisemną dla takiej umowy, jednak alternatywnie z inna formą, to jest taką, która będzie zrozumiała i przystępna dla konsumenta, a o której został on poinformowany przed zawarciem umowy.
Zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Zaś do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Ustawa nie zastrzega formy pisemnej pod rygorem nieważności. W rezultacie niedochowanie wymogów formalnych nie będzie powodowało nieważności umowy. Zastrzeżenie formy pisemnej dla czynności prawnej, jednak bez rygoru nieważności, ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze sądowym dopuszczalny dowód ze świadków, ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, a w tym przypadku zawarcia umowy.
Warto zauważyć, że zastrzeżenia tego nie stosuje się w sporach między przedsiębiorcami, a dodatkowo wskazane wyżej dowody będą dopuszczalne w sytuacjach, gdy: obie strony wyrażą na to zgodę, jeżeli żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo jeżeli fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma.
Tak więc przewidziana w Ustawie forma pisemna została zastrzeżona do celów dowodowych (ad probationem) i jej niezachowanie nie pociąga za sobą skutku nieważności umowy o świadczenie usług turystycznych .
CW: Czy w takim razie organizator turystyki ma obowiązek spisania umowy na świadczenie imprezy turystycznej?
PT: Tak, ustawodawca nakłada na organizatora turystyki dodatkowy obowiązek, polegający na przekazaniu klientowi jednego egzemplarza zawartej umowy. Trudno sobie wyobrazić w praktyce, aby możliwym było udostępnienie egzemplarza umowy sporządzonej w innej formie, niż pisemna. Jest to więc dodatkowy instrument ochrony klienta, a jego spełnienie pozwala w łatwiejszy sposób udowodnić fakt zawarcia umowy oraz jej przedmiot, a tym samym przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa klienta w ewentualnym sporze z profesjonalistą – organizatorem turystyki. Nie można zapominać przy tym, że niewydanie klientowi egzemplarza umowy tak, jak nakazuje to Ustawa, może zostać uznane za nienależyte wykonanie umowy i pociągać za sobą negatywne konsekwencje dla organizatora turystyki (odpowiedzialność odszkodowawcza).
Z opisanych względów należy uznać, iż niezgodne z prawem jest zawieranie umów o świadczenie usług turystycznych w formie ustnej, a tym bardziej w sposób dorozumiany.
CW: No dobrze, wiadomo że każda impreza turystyczna musi być zakontraktowana na piśmie. Czy w przypadku realizacji takiej usługi na rynku B2B są jakieś szczególne regulacji ustawowe? Na przykład zapisy obowiązkowe?
PT: Zgodnie z rządzącą prawem kontraktów zasadą swobody umów strony mogą kształtować treść umowy o świadczenie usług turystycznych w sposób dość swobodny. Ustawodawca jednak przewidział szereg elementów, które muszą być uwzględnione w takiej umowie.
Cytując fragment „Raportu z kontroli działalności organizatorów turystyki”, z lipca 2011 r. przygotowanego przez UOKiK (http://www.uokik.gov.pl/raporty2.php) wskazać należy, iż „niedopełnienie obowiązków informacyjnych polegające na zawężeniu treści umów w stosunku do tej, która jest wymagana przepisami ustawy o usługach turystycznych jest w orzecznictwie Prezesa Urzędu oraz sądów uznawane za stosowanie praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumenta. Powyższe należy rozumieć w ten sposób, że za niezgodne z prawem uważa się zamieszczanie w umowach o świadczenie usług turystycznych mniejszej ilości danych, niż ta, którą prawo nakazuje. Wszystkie wymienione w art. 14 ust. 2 ustawy o usługach turystycznych informacje są istotne, aczkolwiek zgodzić się trzeba, że ich pominięcie w umowie może rodzić różnorakie konsekwencje”.
CW: Czy dobrze rozumiem, że niezgodne z prawem jest zawężanie zapisów umowy w stosunku do jakiegoś obowiązkowego minimum? Czy jest dużo tych zapisów minimum?
PT: Katalog koniecznych postanowień jest bogaty, a waga poszczególnych elementów nie może być różnicowana. Zgodnie z Ustawą umowa powinna określać organizatora turystyki i numer jego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP), a także imię i nazwisko oraz pełnioną funkcję osoby, która w jego imieniu umowę podpisuje. Podanie tych danych niewątpliwie podnosi wiarygodność podmiotu organizującego imprezę turystyczną oraz pozwala na weryfikację informacji na jego temat. Poza tym powinny być w niej wymienione wszelkie informacje dotyczące samej imprezy turystycznej, a mianowicie: 1) miejsce pobytu lub trasa wycieczki, 2) czas trwania, 3) program, obejmujący rodzaj, jakość i terminy oferowanych usług, w tym:
rodzaj, charakter i kategorię środka transportu oraz datę, godzinę i miejsce wyjazdu i planowanego powrotu, położenie, rodzaj i kategorię obiektu hotelarskiego zgodnie z przepisami kraju pobytu lub opis wyposażenia obiektów niezaliczanych do rodzajów i kategorii, liczbę i rodzaj posiłków, program zwiedzania i inne usługi wliczone w cenę imprezy turystycznej, 4) wymagania specjalne, o których klient powiadomił organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego i na które strony umowy wyraziły zgodę.
CW: Ten powyższy zestaw informacji nie jest niczym nietypowym, raczej występuje w każdej umowie, jeśli nawet przedsiębiorca nie jest świadomy wymogów ustawowych. Czy jest coś jeszcze?
PT: Nieodzownym elementem jest także określenie ceny imprezy turystycznej oraz sposobu jej zapłaty. W umowie powinny być także uwzględnione wszystkie konieczne należności, podatki i opłaty, jeżeli nie są one zawarte w cenie. Warto również zaznaczyć, że cena może zostać zmieniona jedynie wtedy, gdy w umowie wyraźnie sformułowane zostały okoliczności mogące wpłynąć na jej podwyższenie. Organizator turystyki musi w takiej sytuacji udokumentować także wpływ na zmianę ceny, co najmniej jednej z okoliczności spośród takich, jak: wzrost kosztów transportu, wzrost opłat urzędowych, podatków lub opłat należnych za takie usługi, jak lotniskowe, załadunkowe lub przeładunkowe w portach morskich i lotniczych, wzrost kursów walut.
CW: A to niezwykle ciekawy zapis Ustawy. Oznacza on, że przedsiębiorca ma prawo do zapisu w umowie mówiącego o potencjalnym wzroście ceny, jeżeli wystąpią pewne okoliczności. To raczej nietypowe w sytuacji, gdy klient w relacji B2B żąda i oczekuje z reguły ceny ostatecznej?
PT: Trzeba pamiętać, że cena oznaczona w umowie nie może być w żadnym razie podwyższona w okresie 20 dni poprzedzających datą wyjazdu.
Ponadto umowa powinna określać stosowny termin, w którym organizator winien powiadomić klienta na piśmie o ewentualnym odwołaniu imprezy lub usługi turystycznej z powodu niedostatecznej liczny zgłoszeń – jeżeli ich realizacja była od tego zależna – oraz termin zawiadomienia organizatora o ewentualnym przeniesieniu uprawnień i przejęciu obowiązków przez inną osobę, spełniającą warunki udziału w imprezie turystycznej.
Oprócz tego w umowie należy wskazać rodzaj i zakres ubezpieczenia turystów oraz nazwę i adres ubezpieczyciela. Także sposób zgłaszania reklamacji związanych z wykonywaniem usług przez organizatora turystyki lub osobę z nim współpracującą, wraz z podaniem terminu zgłaszania takiej reklamacji oraz podstawy prawne umowy i konsekwencje prawne z niej wynikające.
CW: Praktyka w zakresie kontaktu z ubezpieczycielem jest raczej taka, że to organizator imprezy turystycznej bierze na siebie załatwienie wszelkich formalności związanych z odzyskaniem należnego odszkodowania, ale jak widać zgodnie z Ustawą w umowie powinien wyraźnie być wskazany ubezpieczyciel z nazwy i adresu. Czy są jeszcze inne wymogi związane z ochrona zdrowia?
PT: Nie można zapominać, że organizator turystyki musi także poinformować klienta w każdym przypadku o szczególnych zagrożeniach życia i zdrowia, istniejących na odwiedzanych obszarach oraz o możliwości ubezpieczenia z tym związanego. Wymieniony obowiązek informacyjny dotyczy także zagrożeń powstałych po zawarciu umowy.
Na zakończenie warto jeszcze odnieść się do przypadku, kiedy organizator turystyki, jeszcze przed rozpoczęciem umowy, jest zmuszony do zmiany istotnych warunków umowy z przyczyn od niego niezależnych. W takiej sytuacji – z zastrzeżeniem opisanych wyżej szczególnych wymogów dotyczących zmiany ceny – ustawodawca nałożył na niego obowiązek niezwłocznego zawiadomienia klienta o tym fakcie.
W literaturze przedmiotu spotyka się zgodny pogląd, iż organizator turystyki nie jest zobowiązany do informowania klienta o możliwości zmiany warunków w przyszłości, jeśli nie ma pewności, że taka zmiana nastąpi. Klient poinformowany o konieczności zmiany istotnych postanowień umowy może przyjąć proponowaną zmianę albo od umowy odstąpić. Skutkiem odstąpienia od umowy będzie obowiązek organizatora natychmiastowego zwrotu wszystkich wniesionych przez klienta świadczeń. Niedopuszczalne jest zastrzeżenie kary umownej na wypadek odstąpienia klienta od umowy w takiej sytuacji. O swoim wyborze klient musi zawiadomić organizatora, gdyż ten nie ma podstaw przyjmować, że nieustosunkowanie się klienta do nowych warunków oznacza ich zaakceptowanie.
CW: Z naszej rozmowy wynika, że Ustawa wymusza wręcz na przedsiębiorcach – organizatorach imprez turystycznych, również w przypadku świadczenia usług na rzecz innych przedsiębiorców, w tym na terenie Polski, szczególne zapisy, które muszą bezwzględnie znaleźć się w każdej umowie. W innym przypadku umowa taka jest niezgodna z przepisami prawa.
PT: Podsumowując należy zaznaczyć, że dobrze przygotowana umowa, to jest taka, która zawiera wszystkie niezbędne elementy, do tego sformułowana w zrozumiały dla klienta sposób, stanowi o profesjonalizmie organizatora turystyki. Tylko w przypadku, gdy klient nie będzie miał wątpliwości, co do treści umowy, a w związku z tym uzna organizatora turystyki za wiarygodnego partnera, będzie można oczekiwać między nimi długoterminowej i owocnej współpracy.
Autorzy tekstu:
Grzegorz Choromański, partner Kancelarii Pałucki Trusiński i Magdalena Jeziorska, aplikant radcowski Kanclelarii Pałucki Trusiński
Pałucki Trusiński www.ptlegal.pl
Cezary Wilemajtys, członek zarządu Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel, prezes United Partners.
