11 stycznia 2017 odbyło się kolejne spotkanie w ramach projektu Dialog Branżowy SAR-PSML Zleceniodawca-Agencja, tym razem dotyczące zakupu usług w kategorii incentive travel. Partnerem Dialogu odpowiedzialnym za tę kategorię jest SOIT.
Celem projektu Dialog Branżowy – Dobry Przetarg jest ustalenie najlepszych standardów zakupowych i przetargowych w 8 kategoriach marketingowych, mając na uwadze nie tylko równość i partnerstwo biznesowe stron, ale przed wszystkim najwyższą możliwą efektywność w zakupach marketingowych – w relacji jakość-cena.
W spotkaniu dotyczącym kategorii incentive travel wzięło udział ponad 40 osób. Przedstawiciele agencji incentive travel oraz reprezentanci działów zakupów z korporacji dyskutowali na temat kluczowych aspektów dotyczących zakupu usług incentive travel oraz prowadzenia przetargów. Spotkanie moderowała Magdalena Kondas redaktor naczelna portalu MeetingPlanner.pl
Spotkanie rozpoczęło się prezentacją przygotowaną przez Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel. Z ramienia SOIT, Cezary Wilemajtys – prezes United Partners, omówił specyficzne cechy usługi incentive travel, podstawy prawne działania organizatorów turystyki oraz zmienne i determinanty wpływające na zakup tego typu usług.
Podczas otwartej dyskusji omówiono kluczowe zagadnienia, które z punktu widzenia agencji i klientów wpływają na efektywność współpracy podczas przetargów. Dyskutowano m.in. nad definicjami – RFI (Request For Information), RFP (Request For Proposal) i RFQ (Request For Quotation ) – czym są w praktyce, dlaczego są między sobą mieszane, jakie dają konsekwencje dla kosztów, zarówno po stronie agencji przygotowującej ofertę, jak i po stronie klienta.
Poruszono również kwestie związane z liczbą agencji biorących udział w przetargu oraz podawaniem do wiadomości dostawców kryteriów wyboru oferty i liczby dostawców zaproszonych do przetargu. Wskazano na konieczność wypracowania optymalnej liczby agencji, rekomendowanej w przetargu. Dyskutowano również o formach efektywnej komunikacji i wymiany informacji w przetargu oraz długości procesu decyzyjnego. Agencje zwróciły uwagę na konieczność ochrony swojego know how i pomysłów składanych w przetargu.
Jako bardzo ważny element agencje uznały informację o rozstrzygnięciu przetargu, jak i informację zwrotną do ofert przegranych. Feedback jest rozwojowy zarówno dla agencji, jak i klienta. To jedyna kompensacja dla inwestycji agencji jaką jest przetarg, ale dzięki której agencja uzyskuje możliwość rozwijania swojej oferty. Natomiast klient w przyszłości może liczyć na jeszcze wyższą jakość i dopasowanie oferty do swoich potrzeb.
Kolejnym istotnym zagadnieniem były kwestie związane z finansowaniem projektów incentive travel oraz przedpłat za wykonane usługi. Poruszono również złożony problem ryzyka walutowego.
„Na dialog branżowy na linii agencje i działy zakupów czekaliśmy, jako środowisko, już od pewnego czasu. Myślę, że jest już najwyższa pora na to, aby usiąść wspólnie do analizy, i stwierdzić, co działa, a co należy zmienić. Muszę przyznać, że stworzyliśmy dobrą atmosferę do rozmów w duchu szukania optymalizacji procesów zakupowych i zmiany występujących zjawisk negatywnych. Wszyscy jesteśmy zbudowani poziomem dyskusji i pierwszymi wnioskami. Teraz przed nami kolejny etap, czyli rozmowy w zespole roboczym.” – podsumowuje spotkanie Cezary Wilemajtys.
Wszystkie zagadnienia omówione w trakcie spotkania będą opracowywane podczas dalszej pracy grupy złożonej z przedstawicieli działów zakupów i agencji. Finalnie wypracowane przez ekspertów standardy, dobre praktyki i narzędzia znajdą się na stronie internetowej Dialogu oraz będą szeroko promowane i rekomendowane w branży.
Spotkanie Dialogu Branżowego odbyło się w Centrum Konferencyjnym ADN w Warszawie, przy Al. Jana Pawła 25.
W projekcie uczestniczą takie organizacje, jak:
Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki (PSML), IAB Polska – Związek Pracodawców Branży Internetowej, Związek Firm Public Relations (ZFPR), Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych LEWIATAN oraz SOIT.
Więcej informacji o projekcie na stronie: www.dobryprzetarg.com.pl
